پروپوزالی که اسپانسرها امضا میکنند، نه آن که پروندهاش بایگانی میشود
اواخر آبانماه پارسال، در کافهای حوالی خیابان جردن، با مدیر مارکتینگ یک مجموعهٔ بزرگ نرمافزاری جلسهای داشتم. یک فایل PDF چهلصفحهای روی تبلتش باز بود که دبیر یک همایش مدیریتی برایش فرستاده بود. ۳۵ صفحهٔ اول، تاریخچهٔ افتخارات برگزارکننده بود و عکسهای دستجمعی دورهٔ قبل! مدیر مارکتینگ با یک حرکت انگشت، فایل را بست، چایش را سر کشید و گفت: «دوست دارم کمکشان کنم، اما ۵۰۰ میلیون تومان پول شرکت را نمیتوانم خرج غرور برگزارکننده کنم. من لید میخواهم، نرخ تبدیل میخواهم.»
این صحنه، داستان تکراری صدها ایونت در تهران است. برگزارکنندگان ماهها وقت صرف طراحی پوستر و رزرو سالن میکنند، اما وقتی نوبت به تامین مالی میرسد، پروپوزالی میفرستند که بیشتر شبیه به رزومهٔ شخصی است تا یک پیشنهاد سرمایهگذاری.
چرا ۹۰ درصد پروپوزالهای اسپانسرشیپ در ایران رد میشوند؟
مدیر بازاریابی برندی که قصد دارد ۱۰۰ تا ۶۰۰۰ میلیون تومان از بودجهٔ سالانهاش را به همایش شما اختصاص دهد، به دنبال حمایت خیریه نیست. او باید در جلسهٔ هیئتمدیره پاسخ دهد که چرا بهجای بنر بنرکلیک یا کمپین ۳۶۰ درجه، پولش را به سالن همایشهای هتل اسپیناس برده است.
وقتی یک پروپوزال اسپانسرشیپ ضعیف میفرستید، در واقع دارید میگویید: «به ما پول بدهید تا لوگوی شما را روی استندهای راهرو چاپ کنیم.» اما برندها دیگر برای لوگوی روی استند پول نمیدهند. آنها برای «دسترسی مستقیم و متمرکز به مخاطب هدف» چک میکشند.
ساختار طلایی یک پروپوزال اسپانسرشیپ موفق
پروپوزال شما نباید از ۱۰ تا ۱۲ اسلاید فراتر برود. هر اسلاید اضافه، شانس خوانده شدن را کم میکند. بدنهٔ اصلی پیشنهاد شما باید این مسیر روایی را طی کند:
۱. مسئله و فرصت: رویداد شما چه خلائی را در بازار پر میکند؟ ۲. پرترهٔ دقیق مخاطبان (دادههای ملموس): متراژ سالن مهم نیست؛ این مهم است که چند مدیر ارشد، چند برنامهنویس یا چند پزشک روی صندلیها مینشینند. ۳. سناریوی درگیری مخاطب با اسپانسر: برند چطور قرار است با حاضرین تعامل داشته باشد؟ (نئون، کارگاه جانبی، پذیرایی اختصاصی، یا قرعهکشی). ۴. بستهها و سرمایهگذاری: سطوح مختلف مشارکت و ارزش اختصاصی هر سطح. ۵. متریکهای سنجش موفقیت: چطور پس از پایان ایونت، گزارش بازگشت سرمایه (ROI) ارائه میدهید؟
طراحی بستههای اسپانسری رویداد و روش قیمتگذاری واقعی
یکی از سختترین بخشها، قیمتگذاری است. خیلی از برگزارکنندگان یا اعداد غیرواقعی و نجومی پیشنهاد میدهند یا آنقدر رقم را پایین میآورند که برند به کیفیت ایونت شک میکند. برای طراحی بستههای اسپانسری رویداد، ارزشگذاری را بر اساس هزینهها انجام ندهید؛ بر اساس «ارزش رسانهای و ارتباطی» قیمت بگذارید.
جدول زیر یک الگوی واقعی برای یک همایش تخصصی ۴۰۰ نفره در محدودهٔ خیابان بهشتی تهران است که ارزشگذاری منطقی را نشان میدهد:
| سطح اسپانسرشیپ | قیمت پیشنهادی (تومان) | ظرفیت | ارزشهای کلیدی ایجادشده | | :--- | :--- | :--- | :--- | | الماس (اصلی) | ۴۵۰ میلیون | ۱ برند | سخنرانی کلیدی، پنل اختصاصی، دریافت دیتای مجاز شرکتکنندگان، غرفه اصلی | | طلا | ۲۲۰ میلیون | ۲ برند | کارگاه آموزشی جانبی، استند در لابی، پروموشن در شبکه اجتماعی، پذیرایی اختصاصی | | نقره | ۹۰ میلیون | ۴ برند | لوگو در وبسایت و کتابچه، قرار دادن گیفت در پکیج، ۱ استند در سالن |
۳ اشتباه مرگبار در مذاکره و جذب اسپانسر همایش
اول: فروختن «لوگو» بهجای «تجربه». بهجای اینکه بگویید «لوگوی شما روی کیف همایش چاپ میشود»، پیشنهاد دهید: «پذیرایی عصرانهٔ روز اول با برند و پذیرایی شما انجام میشود و کارتهای تخفیف اختصاصی همراه با سیستم نظرسنجی تحویل مهمانان میگردد.»
دوم: نداشتن ابزار اندازهگیری و دیتای شفاف. برندها عاشق شفافیت هستند. در تجربهٔ اجرایی خودمان بارها دیدهایم که وقتی برگزارکننده از ابزارهای مدرن استفاده میکند، اعتماد اسپانسر چند برابر میشود. به عنوان مثال، وقتی ما در آواهاب امکان ثبتحضور آنلاین رایگان با QR کد و پروموشن هدفمند رویداد را در اختیارتان میگذاریم، شما میتوانید پس از ایونت به اسپانسر گزارش دهید که دقیقاً چند نفر، در چه ساعتی و از چه صنفی وارد سالن شدهاند. این یعنی ارائهٔ دیتای واقعی بهجای ادعا.
سوم: ارسال یک پروپوزال یکسان برای همه. برند خودرویی همان چیزی را نمیخواهد که یک پلتفرم لندتک (Q-Commerce) میخواهد. پروپوزال را سفارشیسازی کنید. حداقل ۳ صفحه از فایل باید مستقیماً به اهداف همان برند خاص اشاره کند.
چگونه برای ایونت اسپانسر پیدا کنیم؟ تکنیک قیف فروش
اگر میپرسید چگونه برای ایونت اسپانسر پیدا کنیم، پاسخ در ساخت یک «قیف فروش اسپانسرشیپ» است. حداقل ۳ ماه قبل از تاریخ رویداد شروع کنید:
- لیست ۵۰تایی بسازید: ۵۰ برندی که مخاطب هدفشان با شرکتکنندگان شما یکسان است را پیدا کنید.
- ارتباط اولیه از طریق لینکدین یا مدیران مارکتینگ: هرگز فایل پروپوزال را در اولین پیام دایرکت یا ایمیل نپرید! ابتدا یک خلاصهٔ دو خطی از فرصت فرستاده و تقاضای یک جلسهٔ ۲۰ دقیقهای آنلاین کنید.
- جلسهٔ اول فقط شنیدن است: در جلسه پرسش کنید اهداف مارکتینگ آنها در این فصل چیست؛ سپس پروپوزال را بر اساس پاسخهای آنها ویرایش و ارسال کنید.
جمعبندی
پروپوزال اسپانسرشیپ یک سند زنده و ابزار فروش است، نه یک گزارش آکادمیک. همین امروز، فایل پروپوزال فعلیتان را باز کنید. تمام صفحات مربوط به «دربارهٔ ما» و «تاریخچه» را به یک اسلاید خلاصه تبدیل کنید. بهجای آن، یک اسلاید پررنگ با عنوان «ارزش ملموس برای اسپانسر» اضافه کنید و در آن دقیقاً بنویسید که برند طرف قرارداد، در ازای رقم پرداختی، به چه تعداد مخاطبِ دقیقاً تحلیلشده دسترسی خواهد داشت. این تغییر کوچک، لحن مذاکرهٔ بعدی شما را از «خواهش برای حمایت» به «پیشنهاد یک معاملهٔ دو سر برد» تغییر میدهد.
این مقاله توسط تیم آواهاب ایونتس نوشته شده است — اینجا ایدههای شما تبدیل به تجربه میشود.
دیدن رویدادهای پیشرو
